Outils de travail collaboratif

Que cela soit dans le cadre d’une mission en freelance ou d’un projet en entreprise, il n’est pas rare que différentes personnes soient amenées à collaborer à distance pour la réussite d’un projet.

L’organisation et le partage des tâches peuvent vite devenir un casse-tête lorsqu’il s’agit de s’y retrouver entre plusieurs projets en cours, de travailler à distance, et de devoir se plier aux emplois du temps de chacun. Mais heureusement, internet permet de faciliter la collaboration entre les différents partis grâce à des outils en ligne collaboratifs dont vous ne pourrez plus vous passer.

Team Viewer

Aujourd'hui, le BlogDuWebdesign vous propose un outil particulièrement utile pour vos formations clients à distance : Team Viewer.

Greater Paper

Découvrez l'outil collaboratif qui révolutionne la confidentialité en ligne ! Fini la surveillance des géants du web : avec son cryptage de bout en bout, vous pouvez créer, partager et collaborer sur des documents en toute sécurité.

Slack : une plateforme de communication collaborative

Slack est l’un des outils les plus utilisés dans le milieu de l’entreprise. Plutôt dédié au partage de contenu (messages,photos, vidéos …), il vous permettra de vous adresser individuellement à chaque membre de l’équipe, ou bien de créer des discussions de groupe (appellées « channels ») avec les différents acteurs d’un projet. Vous aurez accès à une interface fun, intuitive, ainsi que de nombreux plug-ins. La version gratuite est amplement suffisante, il existe cependant une version payante à 6,67$/mois si vous êtes trop bavards et dépassez les 10 000 messages par mois.

Trello : Organiser les tâches et les projets

Trello est un excellent outil organisationnel et collaboratif à usage professionnel, mais aussi personnel. Très visuel et inspiré de la méthode Kanban, il vous permettra de créer des « cartes » (vos tâches), à placer dans des « tableaux » (votre projet). Très simple à prendre en main et complétement gratuit, Trello vous permettra d’accéder à des fonctions très pratiques comme l’utilisation de « tags », la création de checklists, l’ajout de pièces jointes et bien sûr l’attribution des différentes cartes aux collaborateurs concernés. Un vrai must pour la gestion de projet !

Notion.so : Créer tous les types de documents

Notion est une application Mac, PC, iOS et Android très complete permettant de gérer les différents aspects d’un même projet au même endroit : prise de notes communes, création, attribution et suivi de tâches, bibliothèque de documents, bases de données … Vous pourrez accéder à tous les éléments du projet facilement, intuitivement et en quelques clics. Son interface moderne, minimaliste et dynamique s’organise très facilement et se personnalise selon vos besoins. Notion peut être lié à Slack pour vos communications instantanées, mais permet également d’ajouter d’autres outils comme Google Sheets, Google Drive ou encore Twitter. La version de base est gratuite mais limitée, il faudra compter à partir de 8$ par mois pour le forfait Team.

Dropbox : Partager des fichiers

Nous connaissons tous Dropbox pour sa solution de stockage de documents, mais saviez-vous qu’il existe Dropbox Paper ? Cette fonctionnalité permet de facilement créer des équipes de collaborateurs au sein d’un espace de partage où vous pourrez ajouter des documents, créer des listes de tâches, des documents à éditer en ligne et à plusieurs … Disponible en version gratuite, il est également inclut en version complète sur tous les abonnements Dropbox.

Invision : Collaborer sur des maquettes

InVision est un outil d’aide à la création de prototypes qui permet d’importer des conceptions et de créer des prototypes cliquables. Il permet aux designers de télécharger des conceptions, d’interagir, de recueillir des commentaires et de collaborer en ligne.

L’organisation du projet se fait facilement grâce à une interface dédiée à la gestion des tâches.

InVision ne propose toutefois aucune option permettant aux concepteurs de créer directement des interfaces sur le logiciel. Vous devrez donc construire et éditer vos projets avec PS ou Sketch avant de les importer sur InVision pour créer des interactions ou concevoir une présentation en collaboration ou par vous-même.

Mural : Dessiner sur un tableau blanc

Mural est un excellent outil pour la collaboration sur des projets créatifs (site web, application, design …). Ce moodboard digital vous permettra de brainstormer en ligne avec vos collaborateurs et ainsi de vous inspirer et de recueillir les réactions de votre équipe grâce à un « tableau blanc » dédié. Les participants pourront facilement ajouter des liens, des documents et d’autres fichiers multimédias pour illustrer leurs idées de conception par simple glisser-déposer. Il faudra compter à partir de 12$ par mois.

Doodle : Planifier facilement

Whereby : Conférence à plusieurs

Loom : Partager des captures d’écran vidéos

Google Drive : partage, stockage et collaboration

Google Drive est un outil de stockage en ligne proposé par Google qui permet de sauvegarder, partager et collaborer sur des fichiers et des documents de manière efficace, peu importe où vous vous trouvez. Voici quelques caractéristiques principales de Google Drive :

Partage facile : Vous pouvez partager des fichiers et des dossiers avec d'autres utilisateurs en leur envoyant des liens d'accès. Vous pouvez choisir de donner des autorisations pour visualiser, commenter ou modifier les fichiers, ce qui facilite la collaboration en temps réel.
Collaboration en temps réel : Google Drive permet à plusieurs personnes de travailler sur un même fichier simultanément. Vous pouvez voir les modifications apportées par les autres utilisateurs en temps réel, ce qui facilite la collaboration et évite les conflits de versions.
Synchronisation automatique : L'outil propose une synchronisation automatique entre votre compte Google Drive en ligne et les fichiers sur votre ordinateur. Cela signifie que vous pouvez accéder à vos fichiers même hors ligne, et toutes les modifications effectuées sont automatiquement sauvegardées et synchronisées lorsque vous êtes à nouveau connecté à Internet.

Google Drive est un outil très populaire pour la collaboration à distance, que ce soit pour le travail d'équipe, l'éducation ou simplement le partage de fichiers personnels. Il offre une solution pratique et efficace pour travailler de manière collaborative, même lorsque les membres d'une équipe sont dispersés géographiquement.

Google Agenda : gestion du temps et des rendez-vous

Google Agenda est un outil de gestion du temps et des rendez-vous proposé par Google. Cet outil est pratique pour la gestion de votre emploi du temps, la planification des réunions et la coordination des horaires avec d'autres personnes. Il facilite la collaboration à distance en permettant aux membres d'une équipe de partager et de suivre les événements importants.

Partage des calendriers : Vous pouvez partager vos calendriers avec d'autres utilisateurs, que ce soit des collègues, des amis ou des membres de votre famille. Cela facilite la coordination des plannings et la planification d'événements communs.
Invitations et réponses : Lorsque vous créez un événement et invitez des participants, ceux-ci reçoivent une invitation par e-mail. Ils peuvent accepter, refuser ou proposer une autre plage horaire pour l'événement. Vous pouvez également suivre les réponses et les statuts de participation.
Rappels et notifications : Google Agenda peut vous envoyer des rappels et des notifications pour vous informer des événements à venir. Vous pouvez choisir de recevoir des alertes par e-mail, par notification push sur votre appareil mobile ou par notification dans votre navigateur.

Toggl : un logiciel de time tracking

Le travail à distance implique aussi une bonne gestion du temps. Pour garantir la productivité de chaque membre de l’équipe, l’usage d’un outil de time tracking comme Toggl est intéressant. Il permet de chronométrer chaque utilisateur, mais aussi de générer des rapports pour analyser l’activité de chacun.

En enregistrant et en analysant le temps consacré à différentes activités, les membres de l'équipe peuvent mieux comprendre leur productivité, optimiser leur emploi du temps et évaluer la répartition des tâches.

Universign : un logiciel de signature électronique

Universign est une plateforme de signature électronique sécurisée qui permet de travailler en collaboration de manière efficace. Universign offre des fonctionnalités qui facilitent le processus de signature de documents et la gestion des flux de travail. Cet outil permet aux utilisateurs de signer des documents numériquement, ce qui élimine le besoin d'imprimer, de scanner et d'envoyer des documents physiques. Cela permet de gagner du temps et facilite la collaboration à distance, car les participants peuvent signer les documents où qu'ils se trouvent.

Pourquoi utiliser un outil collaboratif ?

L’utilisation d’un outil de travail collaboratif vous permettra de gagner un temps précieux en limitant les réunions à rallonge mais également en centralisant toutes les informations qui concernent le projet : vous pouvez en un coup d’œil regarder où en sont telle ou telle tâche, qui en est en charge, trouver les ressources liées … et n’oublions pas que ce temps économisé, c’est de l’argent gagné !

Les outils de collaboration permettent également de bénéficier d’une certaine souplesse : vous avez accès à l’information depuis n’importe où et à n’importe quel moment, en temps réel : parfait pour les missions freelances à distance.

Aussi, de nombreux outils permettent de protéger les données sensibles d’un projet grâce à l’utilisation de mots de passe, ce qui est intéressant dans le cadre de projets confidentiels.

Comment bien choisir son outil de collaboration ?

Le premier critère de choix devra être de définir le besoin de votre équipe :

Avez-vous besoin de cet outil de façon ponctuelle, ou allez-vous vous en servir sur vos prochains projets ?
Vous faut-il un outil permettant d’organiser chaque tâche nécessaire à la création d’un site web, ou simplement d’échanger plus facilement avec vos collaborateurs avec une messagerie instantanée dédiée ?

Ensuite, pensez au prix : établissez un budget mensuel ou périodique à attribuer à cet outil.

Certaines solutions proposent une période d’essai gratuit, ce qui vous permettra de vous assurer que l’outil correspond à vos besoins avant d’engager le moindre coût.

Prenez également en compte la capacité de chaque utilisateur : avez-vous une équipe qui arrive à prendre en main des outils parfois un peu compliqués, ou aurez-vous affaire à des novices de l’informatique qui risquent de n’y rien comprendre ?

Dans cette logique, avez-vous besoin d’un service client facilement joignable, voire même d’une formation à l’outil incluse